Informasjon om behandling av personopplysninger i Vitemålsportalen (personvernerklæring)

Vitnemålsportalen er en digital delingsplattform hvor du selv kan hente ut dine resultater fra høyere utdanning og dele dem med studiesteder, potensielle arbeidsgivere og andre relevante tredjeparter. Deling av resultater med Vitnemålsportalen forsikrer mottager om at resultatene dine er ekte og korrekte, og gir deg kontroll over hvem du deler resultatene dine med. 

Les mer om personopplysningsloven med forordning på Datatilsynets nettsider.

Behandlingsansvarlig for opplysningene:  

Sikt – Kunnskapssektorens tjenesteleverandør er behandlingsansvarlig for opplysningene i Vitnemålsportalen i hht. UH-lovens § 4-14 (5) 

Du kan stille spørsmål om behandlingen av dine opplysninger i Vitnemålsportalen ved å kontakte Sikts personvernombud eller sende e-post til  postmottak@sikt.no 

Formålet med behandling av personopplysningene 

Formålet med behandling av personopplysninger i Vitnemålsportalen er å identifisere deg, slik at du kan hente ut, og dele, dine resultater fra universiteter og høgskoler som er knyttet til Vitnemålsportalen, med de mottagerne du ønsker.  

Behandlingsgrunnlaget for personopplysningene 

Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i Vitnemålsportalen følger av: 

Hvilke personopplysninger om meg behandles i Vitnemålsportalen? 

Dine personopplysninger finnes i Vitnemålsportalen først etter du har avlagt og bestått minst én eksamen ved et universitet, eller en høgskole som leverer resultater digitalt til Vitnemålsportalen. Vi har ingen sensitive personopplysninger i Vitnemålsportalen. 

Vitnemålsportalen vil til enhver tid ha: 

  • ditt fødselsnummer (eventuelt D-nummer eller S-nummer) 11 siffer,  

  • din tilknytning til universiteter eller høgskoler du har resultater ved 

Når du logger deg på Vitnemålsportalen som resultateier: 

  • Henter Vitnemålsportalen navnet ditt fra Folkeregisteret, Feide eller fra universiteter eller høyskoler du har studert ved

  • Resultatene hentes direkte fra databasene til de universitetene/høgskolene du har studert ved, og vil finnes i Vitnemålsportalen uansett om du har logget deg på i Vitnemålsportalen eller ikke. Uten denne informasjonen vil du ikke kunne hente inn dine resultater til Vitnemålsportalen. Nye personer som oppnår resultater legges automatisk inn i Vitnemålsportalen hver natt. 

I tillegg tar vi vare på din aktivitetsinformasjon for å kunne gi deg brukerstøtte, og for å kunne si noe om den generelle bruken av Vitnemålsportalen. Dette gjør vi ved å lagre: 

  • innloggingsmetoden din 

  • hvor lenge du var pålogget 

  • om du hentet resultatene dine 

  • om du delte noen av resultatene dine 

  • hvilke resultater du har delt 

  • hvor resultatene kom fra 

  • hvem du delte resultatene med 

  • hvor lenge lenken du delte var aktiv 

  • hvor mange ganger lenken du delte har blitt brukt 

  • tidspunktet de ulike handlingene ble utført 

  • hvilken maskinvare du brukte (PC/nettbrett/mobil-merke) 

  • hvilken programvare (nettleser) du brukte 

  • hvor i verden du var da du brukte Vitnemålsportalen 

  • hvilken internettadresse (URL) du brukte for å komme til Vitnemålsportalen 

Hvis du har mottatt en lenke fra en resultateier via Vitnemålsportalen

Hvis du klikker på en lenke du har fått tilsendt fra en resultateier via Vitnemålsportalen, tar vi vare på aktivitetsinformasjonen din for å kunne gi deg brukerstøtte, og for å kunne si noe om den generelle bruken av Vitnemålsportalen. Dette gjør vi ved å lagre: 

  • hvor mange ganger du har brukt lenken 

  • hvilken maskinvare, type enhet, du brukte (PC/nettbrett/mobil-merke) 

  • hvilken programvare, nettleser, du brukte 

  • hvor i verden du var da du klikket på lenken 

Hvor blir personopplysningene mine hentet fra? 

Personopplysningene dine blir hentet fra Folkeregisteret, Feide og/eller den, eller de, aktuelle utdanningsinstitusjonene du har resultater ved som gjør disse tilgjengelig for deg via Vitnemålsportalen. 

Blir personopplysningene mine utlevert til andre parter?  

Vitnemålsportalen er laget med det formålet at du selv skal kunne dele dine resultater med dem du ønsker. Sikt – Kunnskapssektorens tjenesteleverandør lager både Vitnemålsportalen og Feide, og har tilgang til dine personopplysninger for å kunne utføre brukerstøtte og feilretting i de aktuelle systemene. I tillegg kan Sikt også utlevere eller eksportere data som inneholder dine personopplysninger til andre databehandlere, dersom det er nødvendig for at Vitnemålsportalen skal virke.  

Dine personopplysninger kan i tillegg til Sikt, bli utlevert til følgende parter/virksomheter: 

  • Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT), ved Universitetet i Oslo (UiO) for å kunne utføre drift og feilretting i tjenesten. 

  • Digitaliseringsdirektoratet fordi de er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i ID-porten, samt opplysninger som benyttes for å administrere MinID, dersom du logger på med disse løsningene.  

  • Andre leverandører av andre elektroniske ID-er, som BankID, Buypass og Commfides, dersom du benytter disse for å logge på Vitnemålsportalen. 

Blir personopplysningene mine overført eller behandlet i land utenfor EU/EØS?  

Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller internasjonale organisasjoner, med mindre du selv har samtykket til dette, ved å dele dine resultater til slike. 

Hvor lenge blir personopplysningene mine lagret?  

Din aktivitetsinformasjon blir lagret i Vitnemålsportalen i 12 måneder, slik at vi kan ta ut statistikk over bruken av Vitnemålsportalen. 

Hvordan blir personopplysningene mine slettet og arkivert?  

12 måneder etter at din deling, eller din lenke, ikke lenger er aktiv, blir personopplysningene dine avidentifiseres automatisk. Vi kan da ikke lenger spore opplysningene vi har samlet inn tilbake til deg som person. 

Grunnleggende personopplysninger og resultater, slettes ikke, men skal tvert imot være oppdaterte og tilgjengelig for deg i et livsløpsperspektiv, for eksempel gjennom løsninger som Vitnemålsportalen. 

Hvordan sikrer dere mine personopplysninger i Vitnemålsportalen? 

Sikt – Kunnskapssektorens tjenesteleverandør gjennomfører risiko- og sårbarhetsanalyser, og tester jevnlig sikkerheten i Vitnemålsportalen for å sikre dine personopplysninger. 

Vitnemålsportalen har følgende innebygde sikkerhetstiltak: 

  • alle overføringer til og fra Vitnemålsportalen er krypterte 

  • mottakere av lenker fra Vitnemålsportalen må benytte en unik pinkode for å få se innholdet som deles i lenken 

  • tekniske innstillinger slik at nettlesere ikke kan hente ut informasjon automatisk fra en lenke fra Vitnemålsportalen 

Hva er mine rettigheter som bruker av Vitnemålsportalen? 

Så lenge vi behandler opplysninger om deg, har du rett til: 

  • innsyn i hvilke personopplysninger som er registrert om deg, og å få utlevert en kopi av opplysningene 

    • Innsynsretten er allerede i stor grad ivaretatt gjennom den selvbetjente løsningen i Vitnemålsportalen, hvor du etter innlogging får innsyn i dine grunnleggende personopplysninger og utdanningsresultater.  

  • å få rettet opplysninger om deg som ikke er korrekte 

    • Merk at vi henter inn personopplysninger og data fra den, eller de, utdanningsinstitusjonene du har oppnådd resultater ved. Dersom du mener Vitnemålsportalen viser feil eller mangelfulle personopplysninger, ber vi deg ta kontakt med aktuell utdanningsinstitusjon. Det er alltid viktig at du begrunner og dokumenterer hvorfor du mener personopplysninger er feil eller mangelfulle. 

  • å få utlevert data i en maskinlesbar form (dataportabilitet)  

    • Vitnemålsportalen er i utgangspunktet utviklet for å gi deg retten til dataportabilitet for egne resultater.  

  • å protestere mot behandlingen 

    • Retten til å protestere mot behandlingen er vilkårsbestemt og gjelder kun ved utøvelse av offentlig myndighet eller dersom opplysninger skal brukes til markedsføring. Det er ikke tilfelle for Vitnemålsportalen. 

  • begrense behandlingen under gitte vilkår 

    • Du bestemmer selv om du vil dele resultater videre fra Vitnemålsportalen. På denne måten kan du selv begrense behandling av personopplysningene dine, ved ikke å dele dem videre til tredjepart i en periode. 

  • å sende klage til Datatilsynet om behandlingen av dine personopplysninger 

Hvor kan jeg finne ut mer? 

Hvis du har spørsmål til behandlingen, eller ønsker å benytte deg av dine rettigheter, ta kontakt med Sikt – Kunnskapssektorens tjenesteleverandør: postmottak@sikt.no  

Du finner også generell informasjon om dine rettigheter hos Datatilsynet.

Er det frivillig å gi personopplysningene mine til Vitnemålsportalen? 

Dersom du har resultater registrert ved én, eller flere, av institusjonene som deler resultater via Vitnemålsportalen, og du har oppnådd resultater som kvalifiserer for digital deling via Vitnemålsportalen, så vil du ha personopplysninger i portalen. Å gi personopplysninger til Vitnemålsportalen er med andre ord obligatorisk om du faller innenfor denne gruppen, for at Vitnemålsportalen skal kunne oppfylle sine lovpålagte formål å sikre sannferdig informasjon om resultater, sikre dataportabilitet og forhindre bruk av forfalskede dokumenter.  

Vil personopplysningene mine bli automatisk saksbehandlet i Vitnemålsportalen? 

Resultater du deler fra portalen kan inngå i saksbehandling eller profilering i andre systemer etter lovhjemmel, eller ditt samtykke. 

Publisert 14. juni 2018 11:21 - Sist endret 8. juli 2022 10:08